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Email / SMTP

Vesana verschickt E-Mails für:

  1. Alert-Benachrichtigungen über E-Mail-Kanäle
  2. Geplante PDF-Reports
  3. Status-Seiten (Zugangs- und Abo-Mails)

Anmelde-Codes per E-Mail gibt es nicht; die Zwei-Faktor-Anmeldung läuft über TOTP-App oder Passkey.

Konfiguration

Admin → Benachrichtigungen → E-Mail & Meldungen (nur Super-Admins). Der Einrichtungs-Assistent fragt SMTP nicht ab.

Feld Bedeutung
Vorlage optional, füllt die Felder vor: Microsoft 365 (OAuth2), Microsoft 365 (Passwort), Gmail (App-Passwort), Impliziertes TLS (Port 465), Anonymer Relay (Port 25, ohne Auth)
SMTP-Server · Port Adresse und Port des Mailservers (Vorgabe Port 587)
Verschlüsselung STARTTLS (587) · Impliziertes TLS (465) · Keine (Klartext) · Automatisch (nach Port)
TLS-Zertifikat prüfen Vorgabe an; nur für selbst-signierte interne Mailserver abschalten
Authentifizierung Benutzer + Passwort · Keine (anonymer Relay) · OAuth2 (Microsoft 365)
Benutzer · Passwort bei „Benutzer + Passwort"
Absender-Adresse From-Adresse der Mails

Testmail senden prüft die Konfiguration sofort. Speichern und Testmail verlangen eine frische Identitätsbestätigung. Wer Server oder Port ändert, gibt Passwort bzw. Client-Secret erneut ein — gespeicherte Zugangsdaten gehen nie an einen anderen Server.

Ist kein SMTP-Server eingetragen, gilt eine Mail nicht als gesendet: Test-Knopf, Report-Zustellung, Status-Seiten-Mails und E-Mail-Kanal melden den Fehlschlag, und Kanal-Seite sowie Alerting-Übersicht zeigen eine Warnung mit Weg zur Einrichtung.

Microsoft 365 mit OAuth2

Bei OAuth2 (Microsoft 365) meldet sich Vesana ohne Postfach-Passwort an:

Feld Wert
Postfach-/Absenderadresse das sendende Postfach
Tenant-ID (Verzeichnis) aus Azure AD / Entra ID
Client-ID (App-Registrierung) der registrierten App
Client-Secret der App
Scope (optional) leer lassen für den Standard outlook.office365.com/.default

Dafür in Azure AD eine App registrieren, ein Client-Secret erstellen und der App SMTP-Sende-Rechte (Application-Permission) für das Postfach geben.

Sprache und Zeitzone

Auf derselben Seite (Admin → Benachrichtigungen → E-Mail & Meldungen) stehen drei instanzweite Einstellungen:

Einstellung Wirkung
Sprache der Benachrichtigungen Deutsch oder Englisch für alle Kanäle. Status-Begriffe wie CRITICAL bleiben immer englisch.
Zeitzone der Benachrichtigungen Gilt für die Uhrzeiten in Benachrichtigungen (immer mit Zonen-Kürzel, z. B. „10:53 CEST"), für die Oberfläche und als Vorbelegung neuer Report-Zeitpläne und Status-Seiten. Beim ersten Öffnen wird die Zeitzone deines Browsers vorgeschlagen.
Anlaufphase nach einem Ausfall Kommt ein Host oder Collector nach einem Ausfall zurück, werden Probleme, die erst mit dem Wiederanlauf entstehen (Eventlog-Fehler des Neustarts, „Unexpected Shutdown", Dienste, die noch hochfahren), so lange gesammelt. Was sich bis dahin erledigt, wird nicht gemeldet; der Rest kommt als eine Meldung „Alarm nach Wiederanlauf" für alle zurückgekehrten Hosts. Vorgabe 30 min, höchstens 2 h; „Aus" meldet wie früher nach der Regelzeit.

Ohne gesetzte Zeitzone bleiben Benachrichtigungen bei UTC (und sagen es dazu); die Oberfläche zeigt dann die Zeitzone deines Browsers. Bis v1.9.446 stand in der Oberfläche fest Europe/Rome.

Einmalige Übernahme beim Update: War auf deiner Instanz nie eine Zeitzone gesetzt, übernimmt Vesana sie einmalig aus dem Browser des ersten Super-Admins, der nach dem Update die Oberfläche öffnet — damit Meldungen und Oberfläche dieselbe Zeit nennen. Der Wert ist hier jederzeit änderbar; wer ihn bewusst auf UTC zurücksetzt, behält UTC (die Übernahme greift nur ein einziges Mal).

Häufige SMTP-Provider

Gmail / Google Workspace

  • Vorlage „Gmail (App-Passwort)": smtp.gmail.com, Port 587, STARTTLS
  • App-Passwort erstellen (nicht das Konto-Passwort) — dafür muss 2FA am Google-Konto aktiv sein

Microsoft 365

  • Vorlage „Microsoft 365 (OAuth2)" (empfohlen, siehe oben) oder „Microsoft 365 (Passwort)": smtp.office365.com, Port 587, STARTTLS
  • Beim Passwort-Weg muss am Postfach „SMTP AUTH" erlaubt sein (viele Tenants verbieten das per Vorgabe)

Postmark / Mailgun / SendGrid

  • Server und Port vom Anbieter
  • API-Key als Passwort, Benutzer typisch apikey o. ä.
  • Absender-Domain muss SPF/DKIM-verifiziert sein

Eigener Mailserver / Relay

  • Server und Port wie konfiguriert; ein interner Relay ohne Anmeldung über die Vorlage „Anonymer Relay"
  • DNS-Records: SPF, DKIM und DMARC sauber, sonst landen Mails im Spam

E-Mail-Kanal

Ein E-Mail-Kanal (Alerting → Kanäle → Neuer Kanal → Email) hat eine Empfänger-Adresse und einen Betreff-Prefix (Vorgabe [Vesana]). Die Mails haben ein festes Layout; eigene Vorlagen gibt es nicht. Sprache und Uhrzeiten folgen den Einstellungen oben.

Zustellung

Schlägt der Versand fehl (Server antwortet nicht, Anmeldung abgelehnt), wiederholt Vesana ihn mit wachsendem Abstand (10 s bis 10 min, insgesamt bis zu 8 Versuche). Danach gilt die Meldung als fehlgeschlagen und steht so im Zustell-Journal des Kanals (siehe Notification Channels). Bounces, die der Mailserver erst später zurückschickt, wertet Vesana nicht aus.

Anschluss